Alle nye elever fra Europa blir møtt og hentet på flyplassene av skolene. For skolene i Florida vil dette si Orlando International Airport og for Hillsboro Aero Academy blir flyplassen Portland International Airport.
For at elevene skal kunne bli møtt på flyplassen er det viktig at alle melder fra enten direkte til skolen eller til Scandinavian Pilots om :
1) ankomst dato.
2) ankomst klokkeslett.
3) flight nummer til Orlando eller Portland.
4) siste flyplass før Orlando eller Posrtland.
I noen tilfeller vil elevene den første natten bli boende på et lokalt hotell. Dette for at elevene skal få hvilt seg skikkelig etter en lang flyreise. Neste dag blir man hentet og tatt med rundt til ledige leiligheter og det er opp til eleven å velge leilighet og eventuelt «samboer».
Det vil normalt være en fordel å møte frem minst 1 uke før selve skolestart for å få ordnet med praktiske ting som leilighet, bankforbindelse, akklimatisering, eventuelt bilkjøp osv.
Det er også orienteringsdager i uka før selve skolestart som elevene må være med på.
F-1 og M-1 visaet gir anledning til at man kan ankomme skolene inntil 30 dager før datoen visaet gjelder fra.
